🔄Última Actualización 11 enero, 2025 por Carlos Salgueiro
Todos los que trabajamos con SAP en algún momento (ó en algunos) de nuestra carrera nos hemos encontrado con mensajes de error que no presentan sentido alguno entre los descrito en el mensaje y lo configurado en el sistema o la acción realizada. En la presente entrada de blog trataremos uno de esos casos, relacionado al módulo de Sistema de Proyectos (Project System) y la funcionalidad de gestión de presupuesto.
Según nuestro compañero ChatGPT, El módulo SAP Project System (PS) es una herramienta integrada diseñada para planificar, ejecutar y controlar proyectos en toda su vida útil. Es especialmente útil en sectores que gestionan actividades complejas, como construcción o manufactura.
SAP PS estructura los proyectos mediante la Estructura de Trabajo del Proyecto (Elementos PEPs/WBS), que desglosa tareas, y las Actividades de Red, que organizan secuencias y recursos. Su integración con otros módulos como FI/CO, MM, HR y PP permite un flujo de datos continuo, mejorando la transparencia y eliminando redundancias.
El módulo ofrece funciones para planificación de costos, asignación de recursos, seguimiento de avances y análisis de desviaciones, todo en tiempo real. También incluye herramientas para gestión de versiones y simulación de escenarios, ayudando a mitigar riesgos.
Casuística presentada
El mensaje con código BP 613 “Posición &: Presupuesto casi alcanzado.” se presenta en entornos donde se efectúe control presupuestario bajo el módulo de PS y ante operaciones de consumo de comprometido o consumo real del presupuesto, tales como Creación de Solicitudes de Pedido, Creaciones de Órdenes de Compra (módulo MM) ó Imputaciones Financieras (desde el módulo de Finanzas).
En una primera instancia y por una cuestión lógica al encontrarnos con dicho mensaje de error, la primera acción a realizar será realizar una verificación del presupuesto asignado al Proyecto o al elemento PEP. Al cabo de realizar la tarea, encontraremos que no se a llegado a sobrepasar el límite del presupuesto establecido, ni tampoco a un % de avance cercano muy cercano al 99%, por lo que aquí es donde radica la cuestión que explicará el presente post.
Mensaje:
(EN)
Item & budget almost exhausted – Error Message No.: BP613
(ES)
Posición &: Presupuesto casi alcanzado. – Nº mensaje: BP613El caso concreto es que el mensaje no está directamente relacionado a que hemos sobrepasado el presupuesto, sino a que el sistema no está pudiendo determinar el destinatario de una regla parametrizada en el límite de tolerancia asignado del perfil presupuestario.
La regla mencionada corresponde al campo Acción con valor 2 – Advertencia vía mail para el responsable.
Pasos a seguir:
Para solventar el error primero debemos corroborar si realmente el límite de tolerancia con acción de notificación vía mail (Acción = 2) es lo correcto, acorde a las necesidades/requerimientos de la empresa. Para ello, nos dirigimos a la siguiente ruta de la Transacción SPRO:
Guía de implementación de Customizing SAP > Sistema de proyectos > Costes > Presupuesto > Determinar límites de tolerancia
En caso de que el negocio/empresa necesite o requiera la notificación vía mail (Act. 2 Advertencia vía mail para el responsable) para el perfil de presupuestario, será necesario configurar el medio de comunicación a través de la persona/usuario responsable del proyecto/elemento PEP. Esto se determinará a través de la Transacción OPS6 o bien a la siguiente ruta de la SPRO:
Guía de implementación de Customizing SAP > Sistema de proyectos > Estructuras > Modelos > Plan de estructura de proyecto estándar > Parametrizaciones para PEP estándar y operativo > Especificar responsables para elementos PEP estándarComo se muestra en la pantalla de customizing, tendremos los diferentes responsables parametrizados, y en la última columna, tendremos el ID de usuario vacío, esta es la causa del error BP 613.
Para solventarlo y teniendo en cuenta que lo necesitemos, debemos ingresar el ID de usuario SAP para cada responsable, y luego presionamos Guardar/Grabar en una Orden de Transporte.
Para el supuesto caso, de que las necesidades/requerimientos de la empresa, no requieran la regla de envío de notificaciones vía mail, simplemente bastará con eliminar las líneas correspondientes a la notificación vía mail (Acción = 2) en el punto de customizing: Determinar Límites de Tolerancia.
🢛 Fuentes 🢛
- SAP Note 2526462 – Availability control email notification shows ‘&v3’ instead of WBS element
- Get Error Message about Budget Exhausted (Message No. BP613) During Create PR & PO.
- Error Message BP613 while doing the budget release and other transactions
Palabras claves:
SAP PS, Project System, BP613, French, Email error, Notification, BP_CREATE_MAIL, translation, SE63 , AVAC , &v3 , KBA , PS-COS-BUD , XX-TRANSL-FR , Problem, OPS6